KIỂM SOÁT KIỂM HÀNG / 01
Chuẩn bị yêu cầu trước khi thuê bên kiểm.
Giao cho người kiểm đúng yêu cầu đơn hàng đã duyệt. Lưu báo cáo, việc khắc phục và quyết định của người mua cùng nhau.
Chốt tài liệu của đơn hàng
Giao cho bên kiểm tên pháp lý bên bán, địa điểm kiểm, số đơn và phiên bản, SKU, số lượng, bản vẽ, vật liệu, thiết kế bao bì và mẫu đã duyệt. Nêu tài liệu được ưu tiên khi có mâu thuẫn.
Ghi lại trước khi thuê mọi thay đổi đã duyệt về nhà máy, vật liệu, linh kiện hay thông số. Các tin nhắn rời rạc hoặc một mẫu không có mã nhận diện không tạo thành bộ chuẩn có kiểm soát.
Chốt phiên bản mẫu và quyết định duyệt →
Xác nhận lô đã sẵn sàng
Ghi mã lô, số lượng đã đặt, đã hoàn thiện và đã đóng gói, nơi lưu kho và phần loại trừ. Thống nhất mức sẵn sàng và yêu cầu bằng chứng có ngày trước khi cử người kiểm.
Khi đến nơi, báo cáo phải ghi những gì có sẵn, nằm ở đâu và mẫu được chọn thế nào. Nếu lô nhìn thấy khác lô đã khai, dừng lại và xin chỉ dẫn của người mua thay vì lặng lẽ đổi cơ sở kiểm.
Kết quả của một lô xác định không tự mở rộng sang đợt sản xuất khác, hàng bổ sung, lô đã sửa lại hay chuyến hàng tương lai.
Kiểm tra năng lực của bên kiểm
Hỏi ai sẽ kiểm, dùng phương pháp và thiết bị gì, xử lý xung đột lợi ích ra sao. Xác nhận phạm vi gồm sản phẩm, quy trình và địa điểm cần kiểm. ISO/IEC 17020:2026 nêu yêu cầu về năng lực, tính khách quan và vận hành nhất quán.
Nếu cần công nhận, tìm tổ chức công nhận trong danh bạ Global ACI. Sau đó tra phạm vi hiện hành của bên kiểm tại danh bạ của tổ chức đó. Công nhận không tự xác nhận từng báo cáo.
Chốt lấy mẫu và phân loại lỗi
Chốt cỡ lô, mức kiểm, cỡ mẫu, cách chọn và số chấp nhận hay từ chối. Gắn lỗi nghiêm trọng, nặng và nhẹ với thông số, rủi ro sử dụng và hợp đồng trước khi biết kết quả.
ISO 2859-1:2026 đề cập lấy mẫu nghiệm thu theo lô dựa trên AQL. Lập kế hoạch với tiêu chuẩn áp dụng và hỗ trợ chuyên môn. Lấy mẫu không phải kiểm 100% và không bảo đảm mọi sản phẩm đều đạt.
Liệt kê nội dung kiểm sản phẩm
Liệt kê mã hàng, số lượng, vật liệu, kích thước, dung sai, hoàn thiện, màu, lắp ráp, chức năng và kiểm tra an toàn tại chỗ. Với mỗi mục, nêu phương pháp, dụng cụ, số mẫu, kết quả cần đạt và bằng chứng.
Tách kiểm tra bằng mắt hay chức năng khỏi thử nghiệm phòng lab và đánh giá theo quy định. Nếu một vật liệu, linh kiện hay tuyên bố cần chứng chỉ hay báo cáo thử nghiệm, nối tài liệu đó với chủ thể pháp lý, cơ sở, sản phẩm, model và mẫu đã thử.
Rà bao bì và chứng từ
So bao bì và thiết kế với hướng dẫn đã duyệt. Theo phạm vi đã chốt, rà mã vạch, model, lô, cảnh báo, xuất xứ, kích thước, trọng lượng, cách chia hàng, niêm phong và bảo vệ khi vận chuyển.
Liệt kê hóa đơn, phiếu đóng gói, báo cáo kiểm, thử nghiệm, tuyên bố và nhãn cần có. Người kiểm ghi tài liệu đã nhận và mức khớp với yêu cầu. Hỏi cơ quan hoặc chuyên gia về nghĩa vụ tại thị trường đích.
Khớp phiên bản hóa đơn và phiếu đóng gói với đơn hàng và lô đã kiểm (EN) →
Ghi lỗi và cách khắc phục
Với mỗi lỗi, ghi yêu cầu gốc, hiện trạng, hạng lỗi, SKU, số đếm và ảnh hoặc số đo. Giữ rõ các mục còn tranh cãi hoặc chưa kiểm được. Lời hứa sửa sau không thay cho bằng chứng khắc phục.
Với hàng bị từ chối, ghi cách khoanh vùng, sửa lỗi, số lượng, người phụ trách và hạn chót; thêm nguyên nhân và phòng ngừa khi cần. Thống nhất cách xác nhận: tài liệu, kiểm có trọng điểm hay kiểm lại đại diện. Chỉ dùng ảnh khi quy tắc đã cho phép.
Ghi quyết định của người mua
So báo cáo với yêu cầu kiểm, đơn hàng và vấn đề còn mở. Ghi người rà, bằng chứng sửa lỗi được chấp nhận và việc còn thiếu. Nêu rõ hành động được phép: dừng, sửa, kiểm lại, xuất hàng hoặc thanh toán theo mốc.
Đừng thanh toán khoản cuối hoặc cho phép xuất hàng chỉ vì báo cáo ghi «PASSED». Trước khi chuyển tiền, xác nhận riêng người thụ hưởng và mọi chỉ dẫn thanh toán bị thay đổi. Dùng quy trình đối chiếu tài khoản ngân hàng (EN) →
Cho xuất hàng không thay đổi thời điểm giao hàng theo hợp đồng hay chuyển rủi ro. Incoterms® 2020 của ICC phân bổ chi phí, rủi ro và nghĩa vụ; giữ đúng quy tắc và địa điểm đã thỏa thuận.
Khớp điều kiện giao hàng, địa điểm nêu tên và phiên bản chứng từ trước khi cho phép xuất hàng (EN) →
Tài liệu WTO nói về kiểm tra do chính phủ yêu cầu hoặc thuê. Với kiểm hàng thương mại do người mua thuê, hãy ghi rõ phạm vi, thẩm quyền và tác dụng của báo cáo đối với quyết định xuất hàng.
Giữ quyết định trong hồ sơ thẩm định chung của nhà cung cấp →
BRIEF KIỂM HÀNG / 02
Những gì cần chốt và lưu lại
| Khu vực kiểm soát | Chốt trước khi thuê | Giữ trong báo cáo | Dừng lại khi |
|---|---|---|---|
| Đường cơ sở | Bên bán, nhà máy, phiên bản đơn và thông số, SKU và mẫu đã duyệt | Tài liệu tham chiếu chính xác và phần thiếu hay mâu thuẫn | Hàng không nối được với phiên bản đã duyệt |
| Mức sẵn sàng của lô | Danh tính, số lượng, ngưỡng hoàn thiện, vị trí và phần loại trừ | Số lượng có mặt, nơi để và cách chọn mẫu | Lô nhìn thấy khác cơ sở lấy mẫu đã khai |
| Phạm vi bên kiểm | Tổ chức, nhân sự, phương pháp, thiết bị, tính khách quan và phạm vi công nhận khi cần | Ai tham gia, khi nào, ở đâu và đã chạy phương pháp gì | Thiếu năng lực, quyền tiếp cận hay thiết bị cần thiết |
| Lấy mẫu | Kế hoạch, lô, mẫu, cách chọn và ngưỡng phân loại lỗi | Đơn vị được chọn, lỗi theo hạng và phép tính quyết định | Kế hoạch bị đổi sau khi biết kết quả mà người mua chưa duyệt |
| Sản phẩm | Yêu cầu quan sát được, phương pháp, dung sai và định dạng bằng chứng | Kết quả đo hay quan sát đối với từng yêu cầu | Một yêu cầu then chốt bị bỏ hay không thử được |
| Đóng gói và chứng từ | Artwork, cách đóng, nhãn, ký hiệu và các bản phải nộp | Kết quả, ảnh chụp và chứng từ được xuất trình | Một quy tắc đóng gói, ký hiệu hay chứng từ còn chưa giải quyết |
| Khắc phục | Điểm không phù hợp, khoanh vùng, cách sửa và quy tắc kiểm lại | Phát hiện mở, phản hồi và bằng chứng kiểm chứng | Một lời hứa hay ảnh chọn lọc thay cho cách đóng đã thỏa thuận |
| Thẩm quyền | Người rà soát của người mua, các trạng thái cho phép và giới hạn thanh toán, giao hàng | Quyết định có ghi ngày, vấn đề chưa xử lý, hành động được phép và phiên bản bằng chứng | Báo cáo bị coi là lệnh tự động cho phép xuất hàng |
SỔ CHO ĐI HÀNG / 03
Ghi trạng thái và hành động tiếp theo
| Trạng thái | Bản ghi tối thiểu | Hành động tiếp theo được phép |
|---|---|---|
| Chưa sẵn sàng | Lô hay các điều kiện tiên quyết chưa xong hoặc khác biệt trọng yếu | Không kiểm trên cơ sở đã đổi; dời lịch hay lấy chỉ dẫn bằng văn bản |
| Đã kiểm – đang rà | Đã nhận báo cáo, đã kiểm phạm vi và ghi các phát hiện | Người mua rà bằng chứng; không tự động cho phép xuất hàng |
| Dừng để khắc phục | Phát hiện nghiêm trọng, số lượng bị ảnh hưởng và người phụ trách đã ghi | Khoanh vùng và sửa phần hàng bị ảnh hưởng |
| Cần kiểm lại | Cách đóng, cơ sở mẫu và danh tính lô đã sửa được duyệt | Chạy lần kiểm lại được nêu trước khi rà tiếp |
| Cho đi kèm bản ghi | Người rà, ngày, phiên bản, ngoại lệ đã đóng và hành động chính xác đã ghi | Chỉ cho đi đúng lô, chuyến hàng hay mốc thanh toán được nêu |
DANH TÍNH / 03b
Bạn đang kiểm hàng tại nhà xưởng của chủ thể nào?
Xác định riêng nhà máy được kiểm, bên bán trong hợp đồng và người nhận tiền. Họ có thể là các chủ thể khác nhau; hãy xác nhận quan hệ và ai chịu trách nhiệm về lô hàng.
Nghiên cứu 264 nhà sản xuất «Little Giant» từ ba danh sách cấp tỉnh, tra ngày 8 tháng 8 năm 2026, ghi nhận 67 (25,4%) không có từ xuất nhập khẩu. Cách ghi này không xác định ai xuất khẩu và không đại diện mọi nhà sản xuất Trung Quốc.
Đối chiếu tên đăng ký, mã 18 ký tự, tình trạng và địa chỉ với hệ thống chính thức GSXT. Lưu nguồn và ngày tra. Địa chỉ đăng ký không chứng minh lô hàng nằm ở đó.
Trước khi kiểm hàng: kiểm tra công ty Trung Quốc trên hồ sơ đăng ký và duyệt mẫu bằng văn bản. Nếu hàng nhập theo đường chính ngạch: nhập hàng Trung Quốc chính ngạch – kiểm tra trước cọc. Báo cáo hồ sơ doanh nghiệp không bao gồm kiểm hàng tại chỗ hay đánh giá nhà máy.
Tên đơn vị kiểm không chứng minh năng lực
Các lượt tra tên này được thực hiện ngày 22 tháng 8 năm 2026 qua nhà cung cấp thương mại về dữ liệu đăng ký. Chúng cho thấy vì sao cần kiểm phạm vi của đơn vị kiểm hàng.
| Đuôi tên | Số công ty trả về |
|---|---|
| 检测有限公司 (“thử nghiệm”) | 5.000 – trần hiển thị |
| 检验有限公司 (“giám định”) | 5.000 – trần hiển thị |
| 认证有限公司 (“chứng nhận”) | 5.000 – trần hiển thị |
| 公证行有限公司 (“giám định viên”) | 740 |
| 验货有限公司 (“kiểm hàng”) | 653 |
| 第三方检测有限公司 (“thử nghiệm bên thứ ba”) | 638 |
Ba trong sáu lượt tra chạm trần hiển thị 5.000; chưa biết tổng thực tế. Hồ sơ đầy đủ có tám lượt tra, năm lượt chạm trần. Các nhóm có thể trùng nhau: không cộng các kết quả.
Đây là kết quả khớp tên, không phải điều tra toàn ngành hay số đơn vị được công nhận. Chúng tôi không đánh giá hoặc đề xuất công ty nào. Hãy kiểm tên pháp lý đầy đủ và phạm vi hiện hành. Hồ sơ số liệu: hồ sơ theo từng công ty được lưu, cung cấp khi có yêu cầu.
PHƯƠNG PHÁP / 04
Checklist này được chuẩn bị thế nào
Tám bước và các trạng thái giúp người mua sắp xếp bằng chứng. Nguồn chính thức được rà ngày 6 tháng 9 năm 2026. Chúng tôi đọc tóm tắt công khai của ISO, không đọc toàn văn tiêu chuẩn trả phí.
Đây là hướng dẫn chung, không phải dịch vụ kiểm hàng, đánh giá pháp quy hay duyệt xuất hàng. Global ACI tiếp nhận chức năng của IAF và ILAC từ ngày 1 tháng 1 năm 2026. Cần xác nhận phạm vi áp dụng cho đơn hàng.
NGUỒN SƠ CẤP / 05
Các nguồn chính thức đã dùng
Nguồn được tra ngày 6 tháng 9 năm 2026. Trước khi thuê, hãy xác nhận phiên bản tiêu chuẩn áp dụng và phạm vi hiện hành của bên kiểm.
- ISO 2859-1:2026Bản ghi chính thức của ISO về thủ tục lấy mẫu nghiệm thu theo lô đánh chỉ số AQL.
- ISO/IEC 17020:2026Bản ghi chính thức của ISO về năng lực, tính khách quan và vận hành nhất quán của tổ chức kiểm tra.
- Global ACI – giới thiệuBản ghi chính thức về việc bắt đầu hoạt động ngày 1 tháng 1 năm 2026 và tiếp nhận các chức năng trước đây của IAF và ILAC.
- Global ACI – tổ chức công nhận được thừa nhậnDanh bạ chính thức để nhận diện các tổ chức công nhận, nền kinh tế và phạm vi.
- ICC – Incoterms® 2020Tóm tắt chính thức về bộ quy tắc phân bổ một số chi phí, rủi ro và nghĩa vụ trong giao dịch giữa doanh nghiệp.
- WTO – kiểm tra trước khi giao hàngTổng quan chính thức về các cuộc kiểm do chính phủ quy định hay thuê, gồm kiểm chất lượng, số lượng và giá.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP / 06
Câu hỏi trước khi cho xuất hàng
- «PASSED» có nghĩa mọi đơn vị hàng đều đạt không?
- Không. Báo cáo ghi lại công việc và phát hiện trong một phạm vi và kế hoạch đã khai. Trước khi quyết định, rà lô hàng, cơ sở lấy mẫu, các kiểm tra bị bỏ và vấn đề còn mở.
- AQL có phải tỷ lệ hàng lỗi được cam kết không?
- Đừng coi nó như một con số thương mại đơn giản. Dùng tiêu chuẩn lấy mẫu áp dụng và hỗ trợ chuyên môn để định kế hoạch và quy tắc quyết định cho một lô đã khai.
- Bên kiểm được công nhận có chứng minh hàng của tôi hợp chuẩn không?
- Không. Công nhận nói về một phạm vi và khung năng lực. Hợp chuẩn tại thị trường đích cần bằng chứng áp dụng và một người chịu trách nhiệm quyết định.
- Ảnh do nhà cung cấp chụp có đóng được một lần kiểm bị từ chối không?
- Chỉ khi quy tắc đã thỏa thuận cho phép loại bằng chứng đó với phát hiện đó. Vấn đề nghiêm trọng hay mang tính đại diện có thể đòi kiểm lại.
- Ai nên mở khoản thanh toán cuối?
- Người rà có thẩm quyền của người mua phải nối báo cáo, phần khắc phục, người thụ hưởng và mốc thanh toán, rồi ghi hành động chính xác. Báo cáo là đầu vào, không phải thẩm quyền thanh toán.